Schematische Darstellung einer Videokonferenz Buchung

Für die Buchung einer Videokonferenz werden mindestens zwei Räume bzw. ein Raum und eine mobile Einheit benötigt. Diese können in raum]für[raum beispielsweise über die Suchfunktion gefunden werden.

Für gewöhnlich kann eine Videokonferenz in verschiedenen Räumen bzw. mit verschiedenen mobilen Einheiten durchgeführt werden. Bevor jedoch eine Buchung / Anforderung ausgelöst wird, stellt raum]für[raum an das TMS die Frage, ob die Systeme (jedes für sich) zu dieser Zeit nicht schon anderweitig in Benutzung sind.

Sind die Systeme noch verfügbar, kann der Benutzer sie zu der von ihm gewünschten Zeit anfordern. Hat sich der Benutzer für eine bestimmte Kombination (Raum - mobiles Equipment; Raum - Raum; mobiles Equipment - mobiles Equipment) entschieden, wird das TMS befragt, ob diese Kombination für die geplante Videokonferenz verfügbar und technisch umsetzbar ist. Zu diesem Zweck wird die Buchung im TMS durchgeführt. Gelingt diese, so ist die Videokonferenz möglich. Gelingt die Buchung nicht, so muss auf alternative Räume / Equipment ausgewichen werden.

Anmerkung:
Normalerweise sollten die Kombinationen problemlos buchbar sein, da sie im TMS als solche ja gelistet sind. Ist das TMS nicht in der Lage die Buchung auszuführen, dann deshalb weil die Verbindung zwischen den Systemen nicht garantiert werden kann. Hier liegt es in der Verantwortung des TMS-Administrators nur solche Systeme verfügbar zu machen, die auch tatsächlich kombinierbar und verfügbar sind.