Zeit und Kosten einsparen bei einer Videokonferenz-Buchung

Pro Buchung mit raum]für[raum sparen Sie bis zu 63 Minuten! Bei 1000 Konferenzen im Jahr ist eine Einsparung von bis zu 130 Personentagen möglich!


Eine detailierte Beschreibung zu den einzelnen Einsparungen haben wir für Sie in einem PDF zusammengefasst. Dieses können Sie hier downloaden.

Beide Buchungsverfahren im direkten Vergleich


Aufgabenstellung:
Buchung einer Videokonferenz an drei verschiedenen Standorten.

Herkömmliches Verfahren:

  • Drei Räume müssen an drei Standorten bei drei verschiedenen Kollegen per Telefon oder E-Mail anfragt werden [realistischer Zeitaufwand: 5 Minuten].
  • Kontrolle bzw. Nachfassen der Antworten zur Raumbuchung von den Kollegen per Telefon oder E-Mail [realistischer Zeitaufwand: 4 Minuten].
  • Videokonferenz bei der IT für die gewünschten drei Standorte buchen per Webformular oder E-Mail [realistischer Zeitaufwand: 6 Minuten].
  • Nachfassen bei den Kollegen per Telefon oder E-Mail [realistischer Zeitaufwand: 4 Minuten]

Aufgabestellung:
Buchung einer Videokonferenz an drei verschiedenen Standorten.

Buchung mit raum]für[raum:

  • Drei Räume müssen an drei Standorten gebucht werden [realistischer Zeitaufwand: 3 Minuten]
  • Kontrolle bzw. Nachfassen der Antworten zur Raumbuchung von den Kollegen per Telefon oder E-Mail [entfällt – Benachrichtigungen / Statusmeldungen werden automatisch erzeugt & verschickt]
  • Videokonferenz bei der IT für die gewünschten drei Standorte buchen per Webformular oder E-Mail [entfällt – Buchung bei IT erfolgt automatisch über Ressourcenbuchung in einem Arbeitsgang]
  • Nachfassen bei den Kollegen per Telefon oder E-Mail [entfällt – siehe Punkt 2]

Summe Zeitaufwand:
mindestens 19 Minuten

Summe Zeitaufwand:
etwa 3 Minuten

Einsparpotential zu herkömmlicher Buchung: 16 Minuten.

Bei 1.000 Konferenzen im Jahr summiert sich das Einsparpotential auf rund 35 Personentage!

Die Kollegen am Standort X können zu der vereinbarten Zeit nicht, ein anderer kurzfristiger Termin ist wichtiger – die gesamte Konferenz muss um 4 Stunden verschoben werden.

  • Sie durchlaufen die ersten vier Arbeitsschritte erneut – und müssen bei den Kollegen doppelt nachfragen, da die Terminänderung so kurzfristig ist.

Die Kollegen am Standort X können zu der vereinbarten Zeit nicht, ein anderer kurzfristiger Termin ist wichtiger – die gesamte Konferenz muss um 4 Stunden verschoben werden.

  • Die Konferenz wird mit einem einfachen „drag and drop“ um 4 Stunden verschoben – alle Kollegen und IT-Verantwortlichen werden automatisch informiert.

Summe Zeitaufwand:
weitere 20-30 Minuten sind vergangen – wenn es überhaupt kurzfristig noch möglich war.

Summe Zeitaufwand:
etwa 2 - 3 Minuten maximal

Einsparpotential zu herkömmlicher Buchung: 17 Minuten

Einen Tag vor der Konferenz ist der Raum A am Standort X nicht mehr verfügbar.

  • Sie müssen einen neuen Raum beantragen.
  • Die Videokonferenz muss für den neuen Raum bei der IT geändert werden.
  • Alle Kollegen, die für die drei Standorte eingeladen wurden, müssen über die Änderung per E-Mail informiert werden.

Einen Tag vor der Konferenz ist der Raum A am Standort X nicht mehr verfügbar.

  • Der Einzeltermin der Konferenz am Standort X in Raum A wird mit einem einfachen „drag and drop“ in den freien Raum B verschoben – das Videokonferenzequipment in Raum B wird automatisch mitgebucht.
  • Alle Kollegen und IT-Verantwortlichen werden automatisch informiert.

Summe Zeitaufwand:
mindestens  10 - 15 Minuten

Summe Zeitaufwand:
etwa 2 - 3 Minuten

Einsparpotential zu herkömmlicher Buchung: 13 Minuten

GESAMT- ZEITAUFWAND:
zwischen 39 und 70 Minuten für eine Aufgabenstellung, die im Alltag ständig vorkommt.

GESAMT- ZEITAUFWAND:
zwischen 7 und 9 Minuten für eine Aufgabenstellung, die im Alltag ständig vorkommt.

Einsparpotential zu herkömmlicher Buchung: zwischen 32 und 63 Minuten pro Buchung.

Bei 1.000 Konferenzen im Jahr lässt sich hier ein unglaubliches Einsparpotential von bis zu 130 Personentagen realisieren.